Bemærkning
Formålet med it-systemet er at samle dokumentation vedr. sagsbehandling, ydelser, intern kommunikation m.v. i forhold til borgere der modtager ydelser inden for serviceloven, og sundhedsloven. Derudover kunne kommunikere elektronisk med sygehuse, læger, apoteker, andre kommuner i forhold til de gældende sundhedsaftaler. Kunne levere elektronisk data til Danmarks Statistik om borgernes ydelser m.m. samt danne grundlag for styring af økonomi og ressourcer. Kunne opfylde den Nationale IT-strategi om digitalisering. Et omsorgssystem, hvori der registreres oplysninger om: Borgere med behov for personlig pleje, praktisk bistand, hjælpemidler, træning, ældre/plejebolig. Borgere bosiddende i kommunen. Borgere, der inden for frit valg til genoptræning bosiddende i hele landet, som har valgt kommunens genoptræning.
I forbindelse med strukturreformen havde Horsens Kommune en aftale om datakonvertering og -samkøring med vores systemleverandør CSC Scandihealth. Konverteringen skulle følge en nøje tilrettelagt plan og iøvrigt passes ind i en på forhånd fastlagt rækkefølge, da CSCs øvrige kunder også - i princippet - ville konvertere data pr. 31.12.06. Det var umuligt at få alle konverteringer til at forløbe samtidigt. Ydermere havde Horsens Kommune en klar politik om at "sikker drift" skulle gå forud for alt. Som udgangspunkt har vi henholdt os til, at inden Ny Horsens Kommune var en realitet pr. 01.01.07 ville det ikke være lovligt at samkøre de tre databaser. En konvertering efter denne dato ville også sikre ét kommunenummer i stedet for tre - og dermed sikrede vi os også mod risiko for fejl i P-data-opslag (folkeregister). Et andet system var og er meget vigtigt for den praktiske udførelse af hjælpen til alle tre kommuners borgere - nemlig KMD-Vagtplan, som kommunikerer med VITAE. Det er via kommunikationen med Vagtplan, at den daglige ressourcesituation samt de daglige arbejdsopgaver kan planlægges. Der dannes kørselsruter ud fra dem til både hjælpere og sygeplejersker. KMD Vagtplan i de tre kommuner skulle først sammenkøres i løbet af 1. kvartal 2007.
Denne afhængighed de to systemer imellem blev udslaggivende for valg af den endelige konverteringsdato 12.02.07, fordi VITAE kun kan kommunikere med ét vagtplanssystem. Hvis VITAE blev konverteret før Vagtplan, skulle Gedved og Brædstrup Kommuner køre med manuelt overførte medarbejdere og komme-gå-tider i Vagtplan, indtil samkøring af vagtplansystemerne var en realitet. Dette forhold vil medføre en betydelig mængde ekstraarbejde for de medarbejdere, der benyttede disponeringsmodulet til planlægning af arbejdsopgaver og ruter - dvs. både hjælpere og sygeplejersker.
På baggrund af ovenstående anbefalede CSC, at Horsens, Gedved og Brædstrup Kommuner først konverterede VITAE til ét system, efter at Vagtplan var blevet konverteret - og datoen faldt på 12.02.07.
I perioden 01.01.07-12.02.07 har der således eksisteret 3 separate databaser. Pr. 12.02.07 blev alle tre databaser lukket ned, og arbejdet med at lægge tidligere Brædstrup og tidligere Gedveds data over i tidligere Horsens data blev påbegyndt.