Public 360 (1990-2018)
Alias:
DINA , ESDH-system
Formål
?
Det daglige ansvar for at sager oprettes og journaliseres i overensstemmelse med de fastlagte retningslinjer, ligger hos Rådsdirektøren.
Reglen er at alle selv skal oprette sager i DINA:
• Rådsdirektør
• Rådgivere
• Koordinatorer
• Studentermedhjælpere m.fl.
Alle sager har et digitalt sagsforløb, hvilket betyder at relevante dokumenter til en sag, kan findes samlet i DINA. Dette giver hurtigt et over- og indblik i NRs sager.
Indgående post, der modtages på papir fordeles til den enkelte medarbejder af arkivpersonalet.
Registrering og journalisering af ind- og udgående post samt internt materiale foretages som udgangspunkt af den enkelte medarbejder. I sager hvor det findes hensigtsmæssigt, f.eks. sager hvor flere er involveret, kan registrering foretages af arkivpersonalet.
Det er den enkelte medarbejder, der er ansvarlig for behandlingen af en sag, der har ansvaret for registrering af dokumenter på den pågældende sag.
Det skal fremhæves, at der som hovedregel er adgang til at se alle sager i hele NR ved hjælp af DINA, hvorfor alene ønsket om adgang til et dokument ikke kan begrunde dobbeltregistrering.
Afslutning af sager foretages af den sagsansvarlige og skal foregå løbende, så systemet giver et retvisende billede af de igangværende sager. Alternativt inddrages arkivpersonalet til at bistå processen.
Dokumenter der skønnes at have en museal værdi gemmes fysisk af arkivpersonalet. Dette betyder, at de har en historisk relevans for eftertiden, og kan være fx nordiske aftaler og konventioner med ministerunderskrifter. Desuden gemmes publikationer, rapporter mm., som skønnes at være for store til skanning, når de er sagsrelevante.
Formålet med DINA er således, at det skal være et sagsbehandler- og journaliseringssystem, hvor alt væsentligt for NMRs virke, dvs. alt arkivpligtigt og arkivværdigt, skal gemmes. Ved brug af DINA sikres det, at der foretages en registrering og arkivering af de oplysninger, der sætter NMR i stand til at udnytte og genfinde den viden, der genereres - både nu og for fremtiden.
Formålet er desuden at understøtte dokument- og vidensproduktionen i Nordisk Ministerråds Sekretariat i det daglige arbejde ved at tilbyde en funktionalitet, der understøtter sager og dokumenters fulde livscyklus. Dette betyder, at alle sager og dokumenter startes i DINA og gennemgår forskellige faser (opret-telse, under behandling, færdig, journalført) indtil de er klar til at arkiveres og sagen kan afsluttes.
Formålet med et fælles sags- og dokumenthåndteringssystem er:
• at NMR har et digitalt system, der understøtter husets arbejde
• at sags- og dokumentproduktionen foregår ét sted og i ét fælles system og ikke kun hos enkelte personer
• at arbejdsprocesserne bliver understøttet, herunder mø-de/dagsordensproduktion
• at kunne arbejde og videndele på tværs af organisationen
• at understøtte husets it-strategi
Journaliseringen skal desuden sikre overholdelsen af NMR’s offentlighedsregler
Indhold
?
Som udgangspunkt journaliseres materiale i henhold til god forvaltningsskik , hvilket betyder, at materiale, der er centralt for organisationens virksomhed, har genfindingsværdi, arkivmæssig værdi, samt materiale og ”hændelser”, der beskriver fremdrift og status i en sag, skal journaliseres.
Ifølge god forvaltningsskik skal man journalisere:
• Al indgående post, der kræver besvarelse
• Al materiale, der indgår i sagsbehandlingen, eller i Nordisk Råds virksomhed i øvrigt
• Al udgående post, som vurderes at være relevant for sagsbehandlingen eller eftertiden
• Alle dokumenter, der underbygger sagsbehandlingen, f.eks. rappor-ter m.v.
Herudover kan rådgiverne vælge at journalisere materiale, der har genfindings-værdi for den pågældende rådgiver eller andre for dermed senere at kunne ud-nytte den producerede viden. DINA skal generelt understøtte den daglige sags-behandling, så det er også ”tilladt” at journalisere dokumenter, som måske ikke har langsigtet, historisk værdi, men som gør det mere effektivt for arbejdet at dele og arbejde med dokumenterne fra DINA. Materialet kan eksempelvis være rapporter, paradigmer, adresselister eller brochurer.
Endelig journaliseres ”hændelser”/processer, der beskriver fremdrift og status i en sag, eksempelvis notater om besøg, telefonsamtaler, svar, sms’er m.v.
Tabeller
?
Der er ingen tilgængelig information om tabeller.
Du kan søge om adgang til tabeloplysninger ved at klikke på 'Søg om adgang'.
Dokumentation
?
- Rigsarkivets afleveringsbestemmelse
- Nordisk Ministerråd - Journalplan 1985-2006
- Nordisk Ministerråd - Journalinstruks/registreringsvejledning 2007
- Nordisk Ministerråd - Journalinstruks/registreringsvejledning 2011
- Nordisk Ministerråd - Journalinstruks/registreringsvejledning 2014
- Nordisk Ministerråd – Minihåndbog om organisationen 2015
- Nordisk Ministerråd - Organisationsdiagram 2019
- Nordisk Ministerråd – Forretningsorden 2016
- Nordisk Ministerråd – Principper for sagsbehandling og sagsadgang 2014
- Nordisk Ministerråd – Offentlighedsregler 2016
- Nordisk Ministerråd – Notat om organisationen 2018
- Nordisk Ministerråd – Notat arkiveringspraksis hos Nordisk Ministerråd perioden 1990-2018
- Nordisk Ministerråd - Gældende retsstilling 2005
- Nordisk Ministerråd – Helsingforsaftalen 1996
- Brugervejledning til Public 360 2019
- Tabel- og feltbeskrivelser af driftsversionen
- Tabel og feltbeskrivelser af arkiveringsversionen
- E/R diagram for driftsversionen 2018
- E/R diagram for arkiveringsversionen
- Notat vedr. konvertering af forgængersystem til nuværende system 2007
- Notat med tekniske bemærkning vedr. arkiveringsversionen
- Liste over dokumenter, der ikke kan konverteres til arkivformat
- Notat vedr. konvertering til arkiveringsversion.
Dækker perioden
?
Fra 01-01-1990 til 31-08-2018.
Andre oplysninger
?
- Indeholder digitale dokumenter