Formål
?
Det generelle formål med DINA er, at det dels skal fungere som registrerings- og arkivsystem for sagsbehandlingen (registrering af ind- og udgående post, internt producerede notater, mv.), dels som fælles videndelings- og informations-system til brug for en effektiv sagsbehandling.
Formålet med DINA er således, at det skal være et sagsbehandler- og journaliseringssystem, hvor alt væsentligt for NMRs virke, dvs. alt arkivpligtigt og arkivværdigt, skal gemmes. Ved brug af DINA sikres det, at der foretages en registrering og arkivering af de oplysninger, der sætter NMR i stand til at udnytte og genfinde den viden, der genereres - både nu og for fremtiden.
Formålet er desuden at understøtte dokument- og vidensproduktionen i Nordisk Ministerråds Sekretariat i det daglige arbejde ved at tilbyde en funktionalitet, der understøtter sager og dokumenters fulde livscyklus. Dette betyder, at alle sager og dokumenter startes i DINA og gennemgår forskellige faser (opret-telse, under behandling, færdig, journalført) indtil de er klar til at arkiveres og sagen kan afsluttes.
Formålet med et fælles sags- og dokumenthåndteringssystem er:
• at NMR har et digitalt system, der understøtter husets arbejde
• at sags- og dokumentproduktionen foregår ét sted og i ét fælles system og ikke kun hos enkelte personer
• at arbejdsprocesserne bliver understøttet, herunder mø-de/dagsordensproduktion
• at kunne arbejde og videndele på tværs af organisationen
• at understøtte husets it-strategi
Journaliseringen skal desuden sikre overholdelsen af NMR’s offentlighedsregler
Indhold
?
Som udgangspunkt journaliseres materiale i henhold til god forvaltningsskik , hvilket betyder, at materiale, der er centralt for organisationens virksomhed, har genfindingsværdi, arkivmæssig værdi, samt materiale og ”hændelser”, der beskriver fremdrift og status i en sag, skal journaliseres.
Ifølge god forvaltningsskik skal man journalisere:
• Al indgående post, der kræver besvarelse
• Al materiale, der indgår i sagsbehandlingen, eller i Nordisk Minister-råds virksomhed i øvrigt
• Al udgående post
• Alle dokumenter, der underbygger sagsbehandlingen, f.eks. rappor-ter m.v.
Herudover kan rådgiverne vælge at journalisere materiale, der har genfindings-værdi for den pågældende rådgiver eller andre for dermed senere at kunne ud-nytte den producerede viden. DINA skal generelt understøtte den daglige sags-behandling, så det er også ”tilladt” at journalisere dokumenter, som måske ikke har langsigtet, historisk værdi, men som gør det mere effektivt for arbejdet at dele og arbejde med dokumenterne fra DINA. Materialet kan eksempelvis være rapporter, paradigmer, adresselister eller brochurer.
Endelig journaliseres ”hændelser”/processer, der beskriver fremdrift og status i en sag, eksempelvis notater om besøg, telefonsamtaler, svar, sms’er m.v.