Lotus-serveren
Falck har ikke haft en samlet digital løsning (ESDH) for håndtering af digitalt materiale på det tidspunkt, hvor materialet er skabt. Det eneste samlede digitale materiale fra Falck fra perioden ligger derfor i Lotus-databasen.
Hver enhed havde deres egne løsninger og digitale dokumenter var typisk kun lagret på medarbejderens PC. Disse blev rutinemæssigt slettet ved ansættelses ophør. Der er derfor ikke bevaret andet digitalt materiale fra perioden end dette.
Lotus-databasen indeholder data fra afdelingen Corporate Culture. Den omfatter data fra perioden fra 2002 – 2018 og består af: Postnr. Database, Firmaer og personer (Kontaktdatabase), Sagsdatabase med journalplan, Selve dokumentdatabasen (Alle dokumenter) og et Arkiv (En database til afsluttede sager. Ikke anvendt konsekvent).
Frederik Madsen (kontaktperson i Falck, tidl. leder af arkivet og chef for Corporate Culture) og hans enhed Corporate Culture, har arkiveret materiale i databasen. Den indeholder dokumentation af både de almindelige opgaver for enheden (som drift af bygninger, administration af køretøjer i museets afdeling osv.). Men der er også gemt alt, hvad der kom ind gennem enheden, herunder f.eks. orienteringer fra ledelsen.
Blandt de mere relevante sager, kan nævnes sager om organisationsforandringer, diverse interne relationer, bl.a. ledelseskontakter, materialer fra group-management møder, HR enhedens evaluering af ledelsen og meget andet. Der er desuden en sag på hvert af de lande, hvor Falck har været involveret i gennem tiden. Serveren er derfor også med til at dokumentere Falcks engagement i udlandet.
Falcks udskillelse af Group 4 Securicor er også kun dokumenteret i dette system, mener FM.
HR og Kommunikationsafdelingen har også i en periode hørt under Corporate Culture.
Der eksisterer en journalplan, men den har desværre ikke været anvendt konsekvent. F.eks. indeholder gruppen ”diverse dokumentation” oplysninger om strategi-projekter i Falck. Journalplanen er altså ikke til meget hjælp ift. at udskille de vigtigste saggrupper.
FM vurderer at 2/3 af materialet på serveren er særdeles relevant, mens 1/3 er af mindre relevans (f.eks. havde enheden i en periode ansvar for drift af Falck-huset, så der vil der f.eks. være rengøringskontrakter osv.).
Lotus-serverens indhold kan ikke adskilles fra de fysiske dokumenter, der er arkiveret fra enheden.
Noget materiale kom digitalt og blev arkiveret digitalt. Andet kom i papirform og er arkiveret sådan.
Papirarkivet er ikke komplet og perioden kan kun behandles i sin helhed ved inddragelse af både papir og digitale sager.
Lotus-databasen drives af virksomheden Semaphor. De har lavet denne løsning specielt til Corporate Culture, ikke for Falck som helhed.