Det overordnede formål med et journalsystem, herunder registrering af ind- og udgående post, intern post samt elektronisk post, er at sikre en systematisk opbevaring og dermed mulighed for hurtig genfinding af informationer hos såvel sygehusdirektion som i alle stabsafdelinger.
Formålet er således:
• At dele viden på tværs af organisationen.
• At understøtte samarbejdet på tværs af organisationen.
Formålet med et journalsystem er derfor at sikre en hurtig og effektiv sagsbehandling.
Systemet skal derfor som minimum kunne opfylde følgende krav:
• Hurtigt finde verserende sager.
• Hurtigt finde hvilende sager, som skal genoptages.
• Finde sager, som kan benyttes som fortilfælde.
• Finde breve som kan benyttes som ”model” / grundlag.
• Besvare forespørgsler uden at finde sagerne frem.
• Kontrollere, at sagsbehandlingsfrister overholdes.
• Kontrollere, at modtagne anmodninger og høringer besvares inden for fastsatte frister.
• Sandsynliggøre, at post ikke er modtaget eller afsendt.
• Efterkomme anmodning om aktindsigt med den fornødne hurtighed.
• Foretage søgning på tværs af journalplanens sagsgrupper.
• Nemt udskille sager, der skal bevares.
• Nemt at fastslå, hvem der sagsbehandler.
Internt er journaliseringen / registreringen således en væsentlig hjælpefunktion for sags-behandlingen.
Et effektivt journal- / registreringssystem danner samtidig grundlag for en senere rationel kassation af de arkivalier, der ikke har varig administrativ, retlig, videnskabelig og kulturel værdi.