Det daglige ansvar for at sager oprettes og journaliseres i overensstemmelse med de fastlagte retningslinjer, ligger hos Rådsdirektøren.
Reglen er at alle selv skal oprette sager i DINA:
• Rådsdirektør
• Rådgivere
• Koordinatorer
• Studentermedhjælpere m.fl.
Alle sager har et digitalt sagsforløb, hvilket betyder at relevante dokumenter til en sag, kan findes samlet i DINA. Dette giver hurtigt et over- og indblik i NRs sager.
Indgående post, der modtages på papir fordeles til den enkelte medarbejder af arkivpersonalet.
Registrering og journalisering af ind- og udgående post samt internt materiale foretages som udgangspunkt af den enkelte medarbejder. I sager hvor det findes hensigtsmæssigt, f.eks. sager hvor flere er involveret, kan registrering foretages af arkivpersonalet.
Det er den enkelte medarbejder, der er ansvarlig for behandlingen af en sag, der har ansvaret for registrering af dokumenter på den pågældende sag.
Det skal fremhæves, at der som hovedregel er adgang til at se alle sager i hele NR ved hjælp af DINA, hvorfor alene ønsket om adgang til et dokument ikke kan begrunde dobbeltregistrering.
Afslutning af sager foretages af den sagsansvarlige og skal foregå løbende, så systemet giver et retvisende billede af de igangværende sager. Alternativt inddrages arkivpersonalet til at bistå processen.
Dokumenter der skønnes at have en museal værdi gemmes fysisk af arkivpersonalet. Dette betyder, at de har en historisk relevans for eftertiden, og kan være fx nordiske aftaler og konventioner med ministerunderskrifter. Desuden gemmes publikationer, rapporter mm., som skønnes at være for store til skanning, når de er sagsrelevante.
Formålet med DINA er således, at det skal være et sagsbehandler- og journaliseringssystem, hvor alt væsentligt for NMRs virke, dvs. alt arkivpligtigt og arkivværdigt, skal gemmes. Ved brug af DINA sikres det, at der foretages en registrering og arkivering af de oplysninger, der sætter NMR i stand til at udnytte og genfinde den viden, der genereres - både nu og for fremtiden.
Formålet er desuden at understøtte dokument- og vidensproduktionen i Nordisk Ministerråds Sekretariat i det daglige arbejde ved at tilbyde en funktionalitet, der understøtter sager og dokumenters fulde livscyklus. Dette betyder, at alle sager og dokumenter startes i DINA og gennemgår forskellige faser (opret-telse, under behandling, færdig, journalført) indtil de er klar til at arkiveres og sagen kan afsluttes.
Formålet med et fælles sags- og dokumenthåndteringssystem er:
• at NMR har et digitalt system, der understøtter husets arbejde
• at sags- og dokumentproduktionen foregår ét sted og i ét fælles system og ikke kun hos enkelte personer
• at arbejdsprocesserne bliver understøttet, herunder mø-de/dagsordensproduktion
• at kunne arbejde og videndele på tværs af organisationen
• at understøtte husets it-strategi
Journaliseringen skal desuden sikre overholdelsen af NMR’s offentlighedsregler